Uma cotação de fábrica útil responde às mesmas perguntas que as alternativas apresentadas. Um preço inicial mais baixo não resolve a questão quando os produtos, embalagens ou responsabilidades de entrega cotados são diferentes. Comece com um briefing de compra por escrito e, em seguida, peça a cada candidato que responda com base nesse briefing. O objetivo é tornar as diferenças visíveis antes de negociá-las.
Defina um produto de referência.
Atribua um código de referência ao produto e anexe a especificação necessária. Inclua dimensões, materiais, cor, acessórios, tensão de destino (quando aplicável) e qualquer arte da embalagem. Descreva o cliente pretendido e a utilização pretendida. Se um fornecedor propuser um substituto, solicite uma descrição separada que identifique cada alteração. Uma fotografia por si só não é uma especificação adequada, pois não permite identificar os componentes internos ou o conteúdo da caixa.
Crie uma planilha de comparação de orçamentos
Utilize uma linha por fornecedor e as mesmas colunas em toda a planilha. Deixe as células sem resposta visivelmente em branco, em vez de preenchê-las com suposições. Os seguintes campos são um ponto de partida prático:
- Modelo exato, revisão e acessórios incluídos.
- Quantidade por variante e quantidade mínima para todo o pedido.
- Preço unitário, moeda, validade do preço e marcos de pagamento.
- Custos de amostra, custos de configuração e custos de embalagem.
- Prazo de produção e o evento que inicia essa contagem.
- Prazo de entrega, local especificado e custos incluídos.
- Dimensões da caixa, peso bruto e unidades por caixa.
- Procedimentos de inspeção, peças de reposição e proposta de gestão de sinistros.
Esclareça a entrega antes de comparar os totais.
Pergunte quem organiza cada etapa do transporte e quem paga as taxas associadas. Quando uma regra Incoterms for utilizada, registre a regra exata, o local e a edição na cotação. A Câmara de Comércio Internacional descreve essas regras como uma forma de alocar tarefas, custos e riscos de entrega. Elas não devem ser consideradas um substituto para a especificação do produto, o acordo de pagamento ou o contrato de venda completo.
Separe os termos confirmados das possibilidades.
Afirmações como “embalagem personalizada disponível” ou “entrega rápida” são perguntas úteis, não termos de pedido confirmados. Pergunte se o preço cotado inclui esse serviço, quanto tempo adicional é necessário e qual a quantidade requerida. Se o fornecedor mencionar um desconto, registre as condições de elegibilidade e a data de validade. Não apresente uma promoção de varejo como preço de fábrica acordado.
Compare o suporte e o custo de aquisição.
Para produtos que necessitam de manutenção, solicite a lista de peças recomendada, os preços de substituição e o contato de suporte. Pergunte como uma unidade defeituosa seria documentada, quem analisa as evidências e qual a solução incluída no orçamento. Guarde essas respostas junto com a tabela de preços. Um fornecedor que responde com precisão pode ser mais fácil de avaliar, mas uma boa comunicação por si só não garante a capacidade de fabricação ou a qualidade do produto.
Escolha o próximo passo com base em evidências.
Selecione as cotações que atendam às especificações essenciais e identifique quaisquer incertezas restantes. Solicite uma amostra ou providencie uma inspeção adequada antes de confiar em afirmações que não foram verificadas. Guarde a cotação aceita e seus anexos como uma versão datada. Se o preço mudar, compare o escopo revisado novamente; a aparente economia pode ser decorrente de uma alteração em um componente, quantidade ou compromisso de serviço.
Referência: Câmara de Comércio Internacional, Visão geral das regras Incoterms. O processo de comparação acima é uma estrutura editorial original da Xingduan.
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