Come confrontare i preventivi delle fabbriche cinesi a parità di condizioni

Un preventivo di fabbrica utile risponde alle stesse domande delle alternative presentate. Un prezzo iniziale più basso non è sufficiente a decidere quando i prodotti, l'imballaggio o le modalità di consegna offerti differiscono. Iniziate con un brief di acquisto scritto, quindi chiedete a ogni potenziale fornitore di rispondere in base a tale brief. L'obiettivo è rendere evidenti le differenze prima di negoziarle.

Definire un prodotto di riferimento

Assegna al prodotto un codice di riferimento e allega le specifiche richieste. Includi dimensioni, materiali, colore, accessori, tensione di destinazione (ove pertinente) e qualsiasi grafica di imballaggio. Descrivi il cliente e l'utilizzo previsto. Se un fornitore propone un prodotto sostitutivo, richiedi una riga separata che identifichi ogni modifica. Una semplice fotografia non è sufficiente a fornire una specifica adeguata, in quanto non permette di visualizzare i componenti interni o il contenuto della confezione.

Crea un foglio comparativo dei preventivi

Utilizza una riga per fornitore e le stesse colonne in tutto il foglio. Lascia le celle non compilate visibilmente vuote anziché riempirle con supposizioni. I seguenti campi possono essere un buon punto di partenza:

• Modello esatto, revisione e accessori inclusi.
• Quantità per variante e quantità minima per l'intero ordine.
• Prezzo unitario, valuta, validità del prezzo e tappe di pagamento.
• Costi dei campioni, costi di installazione e costi di imballaggio.
• Tempi di produzione e l'evento che dà inizio a tale conteggio.
• Termini di consegna, luogo di consegna e costi inclusi.
• Dimensioni della scatola, peso lordo e numero di unità per scatola.
• Modalità di ispezione, pezzi di ricambio e proposta di gestione dei reclami.

Prima di confrontare i totali, chiarisci i dettagli relativi alla consegna.

Chiedete chi si occupa di ogni tratta del trasporto e chi paga i relativi costi. Quando viene utilizzata una regola Incoterms, indicatela con precisione, specificando luogo, edizione e tipologia nella quotazione. La Camera di Commercio Internazionale descrive queste regole come un metodo per ripartire compiti, costi e rischi relativi alla consegna. Non devono essere considerate un sostituto delle specifiche del prodotto, degli accordi di pagamento o del contratto di vendita completo.

Distinguere i termini confermati dalle possibilità.

Affermazioni come "imballaggio personalizzato disponibile" o "consegna rapida" sono domande utili, non termini di ordine confermati. Chiedete se il prezzo indicato include tale servizio, quanto tempo aggiuntivo è necessario e qual è la quantità richiesta. Se il fornitore menziona uno sconto, annotate le condizioni di validità e la data di scadenza. Non presentate una promozione al dettaglio come un prezzo concordato di fabbrica.

Confronta l'assistenza e il costo di acquisto.

Per i prodotti che necessitano di assistenza, richiedete l'elenco dei pezzi di ricambio proposti, i prezzi di sostituzione e i contatti dell'assistenza. Chiedete come verrebbe documentato un'unità difettosa, chi esaminerebbe la documentazione e quale intervento di riparazione è incluso nel preventivo. Conservate queste risposte insieme al listino prezzi. Un fornitore che risponde in modo preciso può essere più facile da valutare, ma una buona comunicazione da sola non garantisce la capacità produttiva o la qualità del prodotto.

Scegli il passo successivo basandoti sulle prove.

Seleziona i preventivi che soddisfano le specifiche essenziali e individua eventuali incertezze residue. Richiedi un campione o organizza un'ispezione appropriata prima di fare affidamento su affermazioni non verificate. Conserva il preventivo accettato e i relativi allegati in una versione datata. Se il prezzo cambia, confronta nuovamente l'ambito rivisto; il risparmio apparente potrebbe derivare da un componente, una quantità o un impegno di servizio modificati.

Riferimento: Camera di Commercio Internazionale, Panoramica delle regole Incoterms. Il processo di confronto sopra riportato si basa sul quadro editoriale originale di Xingduan.