Оценка поставщика — это серия отдельных вопросов. Кто продает товар? Может ли он предоставить требуемые характеристики? Какие доказательства подтверждают предложенные условия поставки и обслуживания? Даже тщательно составленный каталог не даст ответов на все три вопроса. Необходимо создать отдельную запись для каждого кандидата и отличать полученные документы от претензий, которые еще нуждаются в проверке.
Определите подрядную компанию
Запросите юридическое название компании, регистрационные данные, юридический адрес и имя стороны, указанной в коммерческом предложении. Уточните, имеете ли вы дело с производителем, дистрибьютором или торговой компанией. Ни одна из этих ролей автоматически не определяет соответствие требованиям, но это различие влияет на то, какие вопросы следует задать. Сравните предоставленные данные с соответствующими независимыми документами и устраните несоответствия, прежде чем считать, что личность установлена.
Соответствие возможностей данного продукта
Узнайте, кто именно изготавливает модель и какие виды работ непосредственно выполняет поставщик. Запросите подтверждающие документы, относящиеся к предполагаемому заказу, такие как осмотр производства, документация на продукцию или информация о порядке контроля качества. Не полагайтесь на обычную фотографию завода, чтобы установить, что конкретное изделие изготовлено именно там. Если заказ включает в себя изготовление на заказ, выясните, кто контролирует проектную документацию, оснастку и процесс утверждения.
Ознакомьтесь с документами для определения области исследования.
Когда поставщик предоставляет отчет или сертификат, запишите название организации, дату, указание модели и требования, которым он соответствует. Убедитесь, что документ относится к предлагаемой версии, а не к визуально похожему продукту. При необходимости используйте доступный в организации процесс проверки. Документ должен отвечать на определенный вопрос; сбор дополнительных изображений документа не равнозначен пониманию того, что они демонстрируют.
Проверьте рабочие взаимоотношения.
Отправьте краткое техническое задание и зафиксируйте ответы на каждый важный вопрос. В полезном ответе укажите ограничения, запросите недостающие детали и отделите подтвержденные условия от сметных. Запросите образец, если это позволит разрешить неопределенность. Отделите результаты проверки образца от проверки подлинности: получение приемлемого изделия само по себе не гарантирует стабильность будущего производства.
Уточните, как будут обрабатываться исключения.
Уточните, что произойдет, если компонент станет недоступным, производство задержится или проверка выявит несоответствие. Определите, кто должен утверждать замены и как будет зафиксирована измененная дата поставки. Для послепродажной поддержки уточните необходимые подтверждающие документы, контактную информацию для ответа и предлагаемое решение. Внесите согласованные условия в документы заказа, вместо того чтобы полагаться на сообщение в чате, которое так и не стало частью согласованного объема работ.
Сохраняйте изменения в платежах видимыми.
Убедитесь, что платежные инструкции соответствуют проверенным вами договорным условиям. Если запрашиваемый получатель или способ оплаты изменяется, подтвердите изменение через независимо установленный канал связи, прежде чем предпринимать какие-либо действия. Сохраните переписку и записи об утверждении. Не допускайте, чтобы спешка, истекающая акция или обещанное выделение средств привели к замене незавершенных чеков.
Обобщите результаты в трех группах: проверенная информация, заявления поставщиков и нерешенные вопросы. Назначьте ответственного и дальнейшие действия для каждого нерешенного вопроса. Наиболее обоснованным является решение, доказательства которого могут быть проверены другим лицом, включая причины утверждения или отсрочки заказа. Информация о продукции Xingduan и данное руководство не представляют собой аудит завода, гарантию поставки или одобрение запроса на оплату.
Хотите поделиться чем-то полезным? Присоединяйтесь к обсуждению первыми!